|
|
|
|
|
|
|
Problematika ochrany osobních údajů o fyzických osobách a práva a povinnosti při zpracování jsou velmi sledovaným tématem v důležité oblasti práv a svobod občanů. Veřejné knihovny v souvislosti s ochranou svého knihovního fondu při poskytování adresných služeb musí registrovat své čtenáře, což znamená, že zaznamenávají jejich osobní data a zpracovávají je. Danou problematiku upravuje zákon č.101/2000 Sb. o ochraně osobních údajů.
Knihovna zpracovává osobní údaje čtenářů především za účelem ochrany majetku pořízeného z veřejných rozpočtových zdrojů, zejména knihovního fondu půjčovaného čtenářům mimo prostory knihovny. Dalším účelem je snaha o poskytování kvalitnějších služeb čtenářům tím, že knihovna bude čtenáře účinně kontaktovat v případech vymezených knihovním řádem, konkrétně například upozorňuje o rezervaci knih, nebo v případech, že si to čtenář sám vyžádá, povede přesnou evidenci o všech transakcích, zejména o provedených výpůjčkách a využije těchto poznatků k efektivnější akvizici a správě knihovních fondů.
Knihovna zpracovává osobní údaje v minimálním rozsahu. Bezpodmínečně vyžaduje základní identifikační údaje, tzn. jméno a příjmení, adresu trvalého bydliště a datum narození čtenáře, všechny údaje ověřuje dle osobního průkazu totožnosti. K tomu shromažďuje další kontaktní údaje, pokud je čtenář uvede, především akademické tituly, kontaktní adresu a další možná spojení na čtenáře jako číslo telefonu či e-mailovou adresu. U nezletilých čtenářů zpracovává knihovna základní identifikační údaje jejich zákonných zástupců ve stejném rozsahu a struktuře jako u dospělých čtenářů. Dále knihovna uchovává tzv. služební údaje. Těmi rozumíme údaje o výpůjčkách, rezervacích, vydaných legitimacích nebo o provedených finančních transakcích mezi čtenářem a knihovnou. Služební údaje mohou být na základě písemné žádosti čtenáře z databáze vymazány.
Knihovna uchovává osobní údaje na originálních písemnostech (přihláška, změnový formulář). Tyto písemnosti jsou uzamčeny ve služebních prostorách knihovny, kam je zamezen přístup nepovolaných osob. Dále se osobní údaje uchovávají v počítačových databázích, které dokumentují údaje ve výše uvedeném rozsahu. Počítačové databáze jsou uloženy na vyhrazeném serveru a přístup k těmto datům je chráněn systémem přístupových hesel. Data jsou dále chráněna antivirovou ochranou a systémem bezpečnostních kopií.
Knihovna zpracovává osobní údaje od okamžiku, kdy čtenář předá knihovně vyplněnou přihlášku, čímž projeví souhlas se zpracováním svých osobních údajů. Osobní údaje čtenáře zpracovává knihovna dokud s tím čtenář nevysloví písemně nesouhlas nebo dokud neuplyne lhůta dvou let od posledního závazku čtenáře vůči knihovně. Pokud čtenář požádá o ukončení zpracovávání svých osobních údajů nebo pokud uplyne výše uvedená lhůta, má se členství čtenáře v knihovně za skončené a knihovna provede likvidaci osobních údajů.
Městská knihovna Třinec má plně automatizovaný provoz na pracovišti ústředí na ulici Lidické a na pobočce na náměstí Míru. Zbylých devět poboček knihovny zpracovává osobní data pouze na originálních písemnostech, ke kterým je zamezen přístup nepovolaných osob.
Zaměstnanci knihovny jsou povinni osobní údaje zpracovávat výhradně v rámci pracovní náplně a úkolů, které jim byly stanoveny a ve výše uvedeném rozsahu a účelu. Jsou povinni dbát na správnost zpracovávaných údajů a ověřovat ji podle dokladů k tomu určených. Dále jsou povinni vyvarovat se jakéhokoliv jednání, které by mohlo být chápáno jako neoprávněné zveřejňování osobních údajů čtenářů a jednání, které by mohlo vést k neoprávněnému přístupu třetích osob k osobním údajům čtenářů knihovny.